Hromadné importování příjemců

Příjemce (kontakty), můžete do Boldem hromadně importovat několika způsoby:

• Zkopírovat a vložit seznam e-mailových adres
• Ze souboru ve formátu Excel (.xls, .xlsx)
• Ze souboru ve formátu CSV (.csv)
• Prostřednictvím zákaznické podpory – tento způsob je určen pro rozsáhlejší databáze, nebo situace, kdy importování neproběhne dle vašich představ.

Příjemce můžete importovat buď mezi všechny příjemce, nebo do konkrétního seznamu příjemců. Z praktických důvodů doporučujeme příjemce importovat vždy do samostatného seznamu příjemců, abyste je mohli snadno třídit, slučovat, rozdělovat, nebo segmentovat.

Před zahájením importování si tedy vytvořte seznam příjemců:

1. Přihlaste se do aplikace Boldem a v levé nabídce vyberte Seznamy příjemců.
2. V pravé části obrazovky klikněte na tlačítko Vytvořit seznam příjemců.

3. Vyplňte název seznamu a potvrďte dialog tlačítkem Vytvořit seznam.

Po vytvoření seznamu příjemců si vyberte jeden ze způsobů importování níže.

Importování příjemců zkopírováním a vložením e-mailových adres

Nejjednodušší způsob importování, pokud máte k dispozici pouze seznam e-mailových adres, nebo text, který e-mailové adresy obsahuje. V takovém případě stačí obsah s adresami zkopírovat do schránky a vložit do systému. Tímto způsobem lze importovat pouze samotné e-mailové adresy bez dalších údajů. Postup je následující:

1. Otevřete seznam příjemců, do kterého chcete nové příjemce importovat.
2. Klikněte na tlačítko Přidat příjemce a vyberte Importovat příjemce hromadně.

3. Klikněte na kartu Z textu a do pole vložte text, který obsahuje e-maily.

4. Potvrďte svou volbu kliknutím na Načíst příjemce.
5. Ve formuláři zvolte, jak chcete s příjemci zacházet. Pokud chcete příjemce pouze přidat do existujícího seznamu, nemusíte v nastavení nic měnit a stačí dialog potvrdit kliknutím na Importovat.
   Poznámka: Během zpracování dat buďte trpěliví. Větší množství e-mailových adres může chvíli trvat.
6. Po dokončení zpracování klikněte na Zobrazit příjemce.

Po dokončení importování se může zobrazit informace o adresách, které systém vyhodnotil jako chybné.

Importování příjemců ze souboru ve formátu Excel (.xls, .xlsx) a CSV (.csv)

Praktický způsob importování příjemců, který umožňuje kromě e-mailové adresy importovat také další údaje. Pokud vaše databáze obsahuje telefonní čísla, nebo datumy, podívejte se na podrobnosti týkající se jejich správného formátu v kapitole Správný formát telefonních čísel a datumů.

Poznámka: Před importováním dat ze souboru ve formátu MS Excel (.xls nebo .xlsx) doporučujeme z tabulky odstranit veškeré formátování (pozadí buněk, ohraničení, tučné písmo atd.) – v opačném případě pravděpodobně nebude možné soubor správně zpracovat a načíst z něj data.

1. Otevřete seznam příjemců, do kterého chcete nové příjemce importovat.
2. Klikněte na tlačítko Přidat příjemce a vyberte Importovat příjemce hromadně.

3. Do pole přetáhněte soubor ve formátu Excel (.xls, .xlsx), nebo jej vyberte kliknutím na Nahrát soubor z disku.
4. Zobrazí se formulář importování s náhledem příjemců. Ve formuláři zvolte, jak chcete s příjemci zacházet. Pokud chcete pouze přidat příjemce do existujícího seznamu, nemusíte v nastavení nic měnit.
5. V dolní části dialogu najdete náhled svých příjemců a spárování jednotlivých sloupců. Systém se pokusí sloupce spárovat automaticky, ale ne vždy je to možné. Zkontrolujte tedy, že jednotlivé sloupce odpovídají těm, které chcete importovat. Především ověřte, že se ve sloupci E-mail nacházejí e-mailové adresy příjemců.

Pokud importujete sloupce, které nejsou v systému uvedeny, klikněte na odkaz nad tabulkou s náhledem příjemců a přidejte je do Boldem podle potřeby.

3. Dialog potvrďte kliknutím na Importovat.
   Poznámka: Během zpracování dat buďte trpěliví. Větší množství e-mailových adres může chvíli trvat.
4. Po dokončení zpracování klikněte na Zobrazit příjemce.

Po dokončení importování se může zobrazit informace o adresách, které systém vyhodnotil jako chybné.

Formát importovaných dat

Při importování se můžete setkat s různými druhy chyb, které se obvykle týkají nesprávného formátu některého z údajů.

Formát telefonních čísel

Telefonní číslo musí být uvedeno ve správném mezinárodním formátu, tedy včetně mezinárodní předvolby země a formát čísla musí odpovídat pravidlům, která platí pro danou zemi.

Příklady:

• Česko: +420 608 123 456
• Spojené státy americké: +1 206-555-0100
• Slovensko: 421912345678
• Argentina: +54(11) 15 1234-5678

Symbol plus (+) na začátku lze vynechat, stejně tak není důležité, zda použijete k oddělení čísel mezery, spojovníky, nebo některá čísla vložíte do závorky. Pokud číslo dohromady odpovídá správném národnímu formátu dané země, Boldem ho dokáže správně importovat. V opačném případě obdržíte během importování informaci o záznamech, které obsahují chybné údaje:

Formát datumů

Pokud importujete příjemce, jejichž součástí je sloupce s datumem, popřípadě s datumem a časem, musí být tyto údaje ve formátu, který odpovídá nastavení v účtu Boldem. Toto nastavení naleznete po přihlášení do účtu Boldem v části Nastavení/Obecné/Základní nastavení/Formát data a času.