Řešení problémů s doručitelností e-mailů – Postmaster zprávy

Při rozesílání hromadných zpráv z platformy Boldem se může stát, že do vaší e-mailové schránky dorazí zprávy z adresy postmaster@example.cz s informacemi o nedoručení e-mailů. Tyto zprávy mohou mít různou podobu a obvykle obsahují technické údaje o důvodech, proč se e-mail nepodařilo doručit konkrétnímu příjemci. Například:

Proč k tomu dochází?

Některé e-mailové servery jednotlivých příjemců mohou být nastaveny tak, že e-mail přijmou okamžitě, ale jeho další doručitelnost zpracovávají až později. V první fázi tedy odesílací platforma Boldem obdrží informaci o úspěšném doručení, a tím je stav e-mailu v systému označen jako Doručeno. Ovšem v další fázi může server příjemce rozhodnout, že e-mail nelze doručit, a to z různých důvodů, jako například:

• neexistující e-mailová schránka,
• plná schránka příjemce,
• zařazení e-mailu do karantény kvůli jeho vyhodnocení jako nevyžádaná pošta, pokus o phishing, či infikování virem.

V těchto případech server příjemce nevysílá okamžitou zpětnou vazbu do Boldem, ale místo toho posílá tzv. zprávu DSN (Delivery Status Notification) na e-mailovou adresu odesílatele. Tento postup způsobuje, že statistiky v aplikaci Boldem nemusí vždy přesně odrážet skutečný počet doručených, nebo vrácených e-mailů.

Řešení situace – doporučené nastavení

Pokud chcete, aby se tyto informace o nedoručení automaticky propisovaly do Boldem, je zapotřebí provést dodatečné nastavení:

Odesílání ze subdomény a nastavení MX záznamu

Hromadné zprávy doporučujeme rozesílat ze subdomény vyhrazené čistě pro tyto účely, např. info@novinky.example.cz, namísto hlavní domény novinky@example.cz. Tento postup pomáhá oddělit běžnou firemní komunikaci od marketingových rozesílek, což zlepšuje celkovou doručitelnost e-mailů a pomáhá chránit reputaci hlavní domény.

Zároveň je však potřeba, aby se e-maily přicházející na subdoménu zpracovávaly v Boldem. Postup nastavení je následující:

1. Vytvořte si u svého poskytovatele hostingu subdoménu s libovolným názvem dle vašich představ, např. novinky.example.cz.
2. U subdomény vytvořte záznam typu MX s prioritou 1, výchozí hodnotou TTL (např. 3600) a cílovou adresou bounce.boldem.cz.
3. Zadejte subdoménu v sekci nastavení domén ve vašem účtu Boldem. Postupujte dle instrukcí v kapitole Ověření odesílací domény.
4. Ujistěte se, že máte správně nastavené všechny DNSDNS (Domain Name System) je hierarchický, decentralizovaný systém doménových jmen, který je realizován servery D... More záznamy a doménu ověřte v aplikaci Boldem.

Tímto nastavením zajistíte, že se zprávy DSN budou zpracovávat na straně Boldem, což umožní správné označení nedoručených e-mailů přímo v aplikaci.

Nastavení e-mailové adresy pro odpovědi

Pokud na vaše hromadně rozesílané e-maily klienti pravidelně reagují odpovědí a vy tyto odpovědi chcete přijímat, vyplňte při nastavení kampaně v Boldem v kroku Odesílatel zprávy pole E-mailová adresa pro odpovědi. Jako E-mail odesílatele zvolte právě schránku na subdoméně, jak je popsáno výše. Například:

Ruční zpracování nedoručených zpráv

Pokud z nějakého důvodu nechcete směrovat MX záznam do Boldem, můžete nastavit vlastní e-mailovou schránku na subdoméně a manuálně zpracovávat všechny přijaté zprávy DSN. Při obdržení zprávy o nedoručení je důležité:

• Vyhodnotit typ nedoručitelnosti a v případě trvalého problému neexistující kontakty odhlásit v Boldem z odběru vašich hromadných zpráv, aby nedocházelo k opakovanému rozesílání e-mailů na neplatné adresy.

Zamezit dalšímu odesílání na plné, nebo nefunkční schránky je důležitý krok, kterým chráníte reputaci své domény a rozesílacích IP adres, což je klíčové pro doručitelnost.

Další tipy pro zlepšení doručitelnosti

• Monitorujte zpětnou vazbu: Sledujte statistiky doručitelnosti a zaměřte se na případné problémy s konkrétními doménami nebo schránkami.
• Zamezte označení jako SPAM: Dbejte na to, aby váš obsah nebyl vnímán jako nevyžádaná pošta. To zahrnuje správnou personalizaci obsahu, správné formátování e-mailů a dodržování pravidel pro hromadné rozesílky.
• Monitorujte zprávy označované příjemci jako SPAM a vyhodnocujte související informace pomocí služeb Seznam Feedback loop a Google Postmaster. Zřízení těchto služeb důrazně doporučujeme zejména středním a velkým společnostem. V případě zjištění zhoršené doručitelnosti si poskytovatel služby Boldem vyhrazuje právo vyžadovat povinné zřízení těchto služeb.
• Testování a validace kontaktů: Pravidelně aktualizujte svou databázi kontaktů a testujte jejich validitu, abyste minimalizovali riziko odesílání na neplatné e-mailové adresy.

Tímto způsobem zajistíte, že e-maily budou doručovány správně, a snížíte pravděpodobnost obdržení zpráv od postmaster@example.cz s informacemi o nedoručení.