Jak poslat první hromadný e-mail?

Boldem je e-mailový nástroj a CDP systém, který vám pomůže zvýšit konverze a podpořit brand prostřednictvím personalizovaných hromadných zpráv. Níže najdete podrobnosti o tom, jak vytvořit sv;j první hromadný e-mail, respektive první hromadnou kampaň.

Úvodní nastavení

Abyste mohli nástroj Boldem využívat k rozesílání e-mailových kampaní naplno, je potřeba provést následující kroky:

1. Ověření e-mailové adresy
   • Po registraci účtu Boldem je nutné potvrdit e-mailovou adresu kliknutím na odkaz v doručeném e-mailu. Pokud e-mail nedorazí, použijte možnost Zaslat znovu.
2. Ověření odesílací domény
   • Abyste zajistili bezpečné doručování e-mailů a snížili riziko, že vaše kampaň skončí ve spamu, je potřeba ověřit doménu.
   • Postup:
     • Přidání domény v nastavení účtu.
     • Nastavení DNS záznamů (DKIM, SPF, DMARC, CNAME) u správce vaší domény.
     • Validace záznamů v Boldem.
3. Vytvoření seznamu příjemců
   • Vytvořte seznam příjemců v části Seznamy příjemců.
4. Importování příjemců
   • Přidejte jednotlivé příjemce ručně nebo hromadně importujte databázi.
5. Vytvoření šablony
   • Vytvořte e-mailovou šablonu: buď zcela novou, pomocí HTML, nebo si vyberte z předpřipravených šablon.
6. Odeslání kampaně
   • V části Kampaně vytvořte a naplánujte svou první e-mailovou kampaň. Podrobnosti k tomuto kroku najdete v následující kapitole.

Odeslání hromadné e-mailové kampaně

Po dokončení všech kroků z úvodního nastavení můžete přistoupit k rozesílání hromadných e-mailů.

1. V účtu Boldem vyberte v levé nabídce položku Kampaně. Zobrazí se nový dialog, ve kterém si vyberete typ kampaně:
   • Klasická e-mailová kampaň – nejběžnější druh kampaně rozesílaný prostřednictvím e-mailu. Typické využití jsou právě hromadné e-maily, jako například newslettery. Níže uvedeným postupem si ukážeme odeslání právě tohoto typu kampaně
   • A/B e-mailová kampaň – varianta klasické e-mailové kampaně, která navíc umožňuje automaticky testovat rozdílné předměty, odesílatele, nebo obsahy zpráv na části příjemců. Testování probíhá tak, že systém dle vašeho zadání příjemce rozdělí, pošle jim různé verze vašeho sdělení a po určité době vyhodnotí úspěšnost (míru proklikovosti a míru otevření) jednotlivých variant a zbývajícím příjemcům odešle výherní variantu, čímž se zvýší šance na celkový úspěch kampaně.
   • SMS kampaň – rozeslání hromadného sdělení prostřednictvím zpráv SMS. Vyžaduje zakoupení kreditu k rozesílání zpráv nad rámec běžného tarifu.
2. Vyberte Klasická e-mailová kampaň. Zobrazí se formulář k vyplnění dalších údajů:
   • Povinné pole je pouze Název kampaně. Společně s polem Popis kampaně slouží pouze pro vaši orientaci.
   • Až budete mít časem vytvořených více kampaní, využijete volitelnou rozevírací nabídku Skupina, ve které si můžete vytvořit libovolný počet skupin, do kterých své kampaně roztřídíte.
3. V kroku Výběr příjemců zvolte z rozevírací nabídky seznam příjemců, který jste si vytvořili v předchozí kapitole během nastavení. Můžete si samozřejmě vytvořit i nový přímo zde. Na výběr máte další volitelné volby:
   • Nastavit segmentaci – pomocí této funkce můžete filtrovat konkrétní příjemce podle různých parametrů. V závislosti na tom, jaké údaje máte u příjemců uvedené v databázi, můžete kampaň omezit například podle pohlaví či jiných vlastností, podle aktivity příjemce v dřívějších kampaních, na webu a jiné pokročilé možnosti. Na začátku, dokud ještě nemáte dostatek dat, využijete segmentaci nejčastěji k rozdělení příjemců podle pohlaví, věku, či geografické polohy, a časem pak rovněž třeba podle data posledního nákupu, zájmů, preferencí, frekvence či historie nákupů.
     • Po otevření dialogu Nastavit segmentaci klikněte na Vybrat novou podmínku, zvolte parametry, podle kterých si přejete příjemce filtrovat a jakmile budete s výsledkem spokojení, potvrďte svou volbu kliknutím na Uložit a segmentovat.
   • Poslat e-mail i odhlášeným uživatelům – Zaškrtnete-li tuto volbu, bude e-mail z této kampaně doručen i uživatelům, respektive příjemcům, kteří projevili svůj nesouhlas se zasíláním e-mailů (v případě, že takoví ve vybraných seznamech příjemců jsou). Tuto volbu využijete časem, až proběhne více kampaní, pokud například budete mít množství kupříkladu chybně odhlášených uživatelů, nebo budete mít jiný legální důvod, proč odhlášené příjemce oslovit. Vždy dvakrát zkontrolujte, zda je povaha e-mailu v souladu s legislativou a zda zasláním e-mailu odhlášeným uživatelům nenarušíte svůj obchodní vztah s nimi.
4. Odesílatel zprávy – V tomto kroku vyplňte povinný e-mail odesílatele, jakož i doménu. Důrazně doporučujeme zadat i Jméno odesílatele, přestože je nepovinné. Volbou správného jména zvýšíte své šance na otevření e-mailu.
   • Volitelně vyplňte rovněž pole E-mailová adresa pro odpovědi. Tato e-mailová adresa bude použita ve chvíli, kdy se příjemce rozhodne na Váš e-mail odpovědět. Pokud chcete adresu pro odpovědi ponechat stejnou jako adresu odesílatele, zanechte toto pole prázdné.
5. V kroku Předmět zprávy vyplňte předmět zprávy, jehož délku doporučujeme omezit na 60 znaků.
   • Volitelně zadejte též tzv. preheaderPreheader je krátký text, který se v programu k prohlížení e-mailů zobrazuje obvykle pod předmětem e-mailu. Pok... More, tedy předmět v náhledu, což je krátký text, který následuje za předmětem e-mailu a zobrazuje se v náhledu e-mailové schránky, ještě před otevřením samotného e-mailu. Je to doplňující text, který poskytuje další informace o obsahu zprávy a má za úkol nalákat příjemce k otevření e-mailu. Správně napsaný preheader může zvýšit úspěšnost e-mailové kampaně. Jeho délku doporučujeme omezit na 150 znaků.
6. V části Obsah a vzhled zprávy zvolte, Vybrat existující šablonu a vyhledejte šablonu, kterou jste si pro účely kampaně vytvořili během úvodního nastavení. Pokud šablonu ještě vytvořenou nemáte, můžete ji vytvořit také zde:
   • Vytvořit novou chytrou šablonu – doporučujeme pro většinu uživatelů. Máte možnost použít celou řadu předdefinovaných šablon, nebo si vytvořit šablonu vlastní z existujících, relativně bezpečných a vyladěných bloků, které by se ve většině e-mailových prohlížečů měly zobrazit správně.
   • Vytvořit novou HTML šablonu – určeno pro pokročilejší uživatele, kteří umí pracovat s kódem HTML a jsou si vědomi rizik vyplývajících z použití takové verze šablony.
     • Mezi tato rizika patří především fakt, že ne všechny e-mailové klienty, jako jsou Outlook či Gmail, zobrazují HTML kód stejně. Nesprávně napsaná šablona pak může vést k rozhozenému nebo nečitelnému zobrazení e-mailu.
     • Šablona od třetí strany také může potenciálně obsahovat skryté škodlivé kódy nebo neaktualizované prvky, které představují bezpečnostní hrozbu pro příjemce i odesílatele.
     • Nevhodně napsaný HTML kód (např. příliš mnoho externích odkazů, obrázků nebo chybné CSS) může způsobit, že e-mailové služby označí e-mail jako SPAM.
     • Koupené nebo vlastní HTML šablony nemusí být plně responzivní, což znamená, že na mobilních zařízeních se mohou zobrazovat špatně nebo nepřehledně, což vede ke špatné uživatelské zkušenosti.
7. Rozšířené nastavení je určeno především pokročilým uživatelům a nabízí následující možnosti:
   • Způsob odhlášení
     • Plošné odhlášení – pokud příjemce klikne na odkaz k odhlášení, bude odhlášen ze všech kampaní ve vašem účtu.
     • Odhlásit ze všech seznamů příjemců přiřazených ke kampani – pokud příjemce klikne na odkaz k odhlášení, bude odhlášen pouze ze seznamů příjemců přiřazených k aktuální kampani.
   • Směrovač domény – seznam všech směrovačů, které lze použít k odeslání kampaně.
   • Značkování odkazů v kampani – pomocí značkování můžete v nástrojích k analýze návštěvnosti, jako je Google Analytics, sledovat kliknutí na jednotlivé odkazy v kampani vedoucí na váš web. Abyste mohli dané odkazy sledovat, je nutné do adresy vložit parametry UTM. Pokud ponecháte toto pole vyplněné, parametry UTM pro vás za každý odkaz automaticky vloží Boldem, abyste mohli sledovat výkon kampaně.
     • Kliknutím na ikonu tužky 🖉 otevřete dialogové okno, kam lze zadat vlastní název, médium a zdroj kampaně.
   • Měřit počet otevřených emailů – zaškrtnete-li tuto položku, vloží se do e-mailu před odesláním speciální kód k měření a vyhodnocení počtu otevření e-mailů.
   • Sledovat prokliky odkazů – zaškrtnete-li tuto položku, vloží se do e-mailu před odesláním speciální kód k měření a vyhodnocení počtu kliknutí na odkazy ve zprávě.
8. Rozdělení rozesílky je volitelná funkce určená především pro zákazníky odesílající větší objemy zpráv a umožňuje rozdělit kampaň na menší rozesílky podle zadaných pravidel, které systém automaticky odešle po zadané prodlevě. Rozdělení se používá například v případě, že nechcete přetížit své servery nečekanou návštěvností, případně tým zákaznické podpory v případě očekávaných dotazů.
   • Způsob rozdělení
     • Nerozdělovat – výchozí nastavení, kampaň bude odeslána v rámci jediné rozesílky.
     • Rozdělit podle procent – umožňuje zadat, kolik procent příjemců chcete zahrnout do jedné rozesílky.
     • Rozdělit podle počtu příjemců – umožňuje zadat počet příjemců, které chcete zahrnout do jedné rozesílky.
     • Omezit na konkrétní maximální počet náhodných příjemců – umožňuje omezit rozesílku na určitý počet náhodných příjemců.
     • Omezit na konkrétní procentní podíl příjemců – umožňuje zadat procento a omezit na konkrétní podíl příjemců.
   • Prodleva mezi rozesílkami (v minutách) – určuje dobu, které uběhne mezi jednotlivými rozdělenými rozesílkami.

Tipy pro úspěšnou hromadnou e-mailovou kampaň

Vaším cílem nepochybně je, aby vaši hromadnou zprávu otevřelo co nejvíce lidí, aby alespoň někteří z nich klikli na prezentované odkazy a také, aby zpráva neskončila mezi nevyžádanou poštou. Níže najdete několik tipů, které vám pomohou toho dosáhnout

Aby e-mail neskončil ve spamu

Kromě nezbytného nastavení uvedeného v úvodní kapitole týkající se doménových záznamů a používání kvalitních IP adres k rozesílkám, což za vás automaticky zařídíme my v Boldem, je vhodné dodržovat také následující pravidla:

• Nepoužívejte spamové fráze: Vyhněte se nadužívání výrazů, jako jsou „zdarma“, „získejte nyní“, „rychlá výhra“, „100% záruka“ apod., které spamové filtry často vyhodnotí jako podezřelé. Zkuste se zaměřit spíše na odlišení se od ostatních, aby váš e-mail mezi ostatními vynikl.
• Udržujte seznam příjemců čistý: Pravidelně aktualizujte e-mailové seznamy, odstraňujte neaktivní uživatele
• Používejte dvojité ověření: Při hledání nových příjemců používejte tzv. double opt-in, aby lidé potvrdili svůj zájem o vaše e-maily.
• Jasně označujte obchodní sdělení: Hromadně rozesílaný e-mail je typické obchodní sdělení, které má svá pravidla. Mělo by být jasně označeno (newsletter, novinky, akční nabídka, apod.) a jeho součástí musí být označení podnikatelského subjektu, v jehož prospěch je zpráva zasílána.
• Dodržujte místní předpisy a GDPR: Posílejte obchodní sdělení pouze příjemcům, kteří s ním vyslovili souhlas, nebo vašim zákazníkům, mějte sepsané zásady zpracování osobních údajů a umožněte příjemcům odebrat souhlas se zasíláním obchodních sdělení. Nezapomínejte, že adresáty musíte evidovat v souladu s nařízením GDPR a zákonem č. 480/2004 Sb.

Zvýšení šancí na otevření e-mailu

Možností ke zvýšení šancí na otevření vaší zprávy je celá řada, například:

• Přitažlivý předmět: Zajistěte, aby předmět e-mailu byl krátký, jasný a lákavý. Ideálně ne delší než 50 znaků. Používejte personalizaci (např. jméno příjemce) a slova, která vyvolávají zvědavost, ale nejsou manipulativní ani nevhodná z hlediska antispamové kontroly.
• Jasná adresa odesílatele: E-maily by měly přicházet z důvěryhodné adresy (např. jméno osoby, ne „noreply@“), aby uživatelé věděli, že jde o skutečného odesílatele. V posledních letech se také hojně setkáte s označením odesilatele křestním jménem, třeba „Edeltruda z Boldem“ nebo „Tiburcius z Webkompletu“, což může být zajímavá alternativa k obecným odesilatelům, jako jsou Newsletter, Example.cz, či Firma, s.r.o. Pochopitelně je vždy praktické přizpůsobit odesilatele vaší cílové skupině.
• Optimalizace pro mobilní zařízení: Více než polovina uživatelů kontroluje e-maily na mobilních zařízeních. Ujistěte se, že jsou vaše e-maily responzivní a dobře se zobrazují na mobilech i tabletech.

Zvýšení proklikovosti

• Jednoduchý a jasný obsah: Příliš mnoho textu nebo informací může příjemce zahltit. Zvolte proto jednoduchý design, jasné výzvy k akci (tlačítka či odkazy) a jednu hlavní myšlenku.
• Testování různých verzí (A/B testování): Testujte různé varianty e-mailu, například různé předměty, umístění tlačítek, formátování a obrázky, abyste zjistili, co funguje nejlépe. V Boldem tohle vše můžete plně automatizovat!
• Personalizace: Vkládejte personalizované prvky (jméno příjemce, předchozí nákupy či interakce) do textu a předmětu, čímž zvýšíte zájem a proklikovost. Nezapomeňte, že správně nastavené automatizace šetří váš čas.

Osvědčené postupy pro textový obsah

• Buďte struční a výstižní: V e-mailových kampaních jde často o rychlé sdělení. Vyvarujte se dlouhým odstavcům a zbytečnému balastu. Používej odrážky a kratší věty.
• Vyzývejte k akci: Jasně napište, co má příjemce udělat – „klikněte sem“, „zjistěte více“, „stáhněte si nyní“. Výzva k akci by měla být viditelná a snadno dostupná.
• Používej přátelský a konverzační tón: Vyhněte se příliš formálnímu jazyku, pokud to není nezbytné. Lidé obecně lépe reagují na osobnější a přátelský styl psaní.

Používání obrázků a multimédií

• Optimalizace velikosti obrázků: Velké obrázky mohou zpomalit načítání e-mailu. Ujistěte se, že obrázky jsou optimalizované pro web a jejich velikost je co nejmenší, aby se rychle zobrazovaly.
• Alternativní text pro obrázky: Vždy používejte u obrázků tzv. alt text, protože mnoho e-mailových klientů má obrázky zablokované. Alt text vám zajistí, že příjemce alespoň ví, co obrázek představuje.
• Nepoužívejte pouze obrázky: Mnoho spamových filtrů označuje e-maily, které obsahují pouze obrázky, jako nevyžádané. Kombinujte proto texty a obrázky rovnoměrně.
• Animace a videa: GIF animace mohou zaujmout pozornost, ale používejte je s mírou. Videa obvykle nejsou podporována e-mailovými prohlížeči, proto je lepší používat odkaz na video hostované na webu.

Nezapomeňte váš e-mail obohatit o lákavý design a jestli nemáte zkušenosti s prací v často krkolomných grafických programech, můžete při tvorbě nebo úpravě obrázků využít některý z volně dostupných webových nástrojů, kde si jednoduše a rychle vytvoříte grafiku pro vaše e-maily, či rovnou celý newsletter.

Jedním takovým je široce známý a osvědčený nástroj Canva. Nově se na trhu prakticky každý den objevují desítky nástrojů využívajících umělou inteligenci, které můžete rovněž využít ke svému prospěchu. Mezi bezplatnými či částečně bezplatnými najdete například Bing Image creator, Craiyon, nebo Leonardo.ai.

Přestože podmínky většiny nástrojů obvykle umožňují za určitých pravidel použití vygenerovaných obrázků pro marketingové či komerční účely, vždy si je předem důkladně prostudujte, abyste předešli zbytečným problémům

Přestože kreativitě se meze nekladou, pamatujte při používání obrázků na pravidlo 60:40. E-mail by měl být vždy především komunikační prostředek a nikoli leták. Obrázky by v e-mailu proto neměly převládat. Držte se pravidla 60 % textu a 40 % obrázků.

• Pokud je tomu naopak a e-mail obsahuje málo textu, budete považováni za nedůvěryhodné odesílatele a doručitelnost vašich e-mailu může klesnout.
• Stejně tak, pokud bude váš e-mail kvůli množství obrázků příliš velký, jeho doručitelnost klesne.

Testování a soulad s pravidly

Před odesláním nezapomeňte vaše sdělení důkladně otestovat!

• Testujte na různých e-mailových klientech: Před odesláním vždy otestujte vzhled e-mailu na různých zařízeních a v různých e-mailových klientech (Gmail, Outlook, mobilní aplikace apod.).
• Funkční odkaz na odhlášení: Aby byl e-mail v souladu s pravidly Evropské Unie (GDPR) a Spojených států (CAN-SPAM), vždy musí obsahovat funkční odkaz pro odhlášení. Tím také zvýšíte svou důvěryhodnost.

Sledování výsledků

Podařilo se vám odeslat vaši první kampaň? Gratulujeme! Nyní zbývá jen sledovat výsledky. Statistiky najdete buď v detailu každé rozesílky, nebo v přehledu na hlavní stránce účtu.